Optimalisatie van het werkvergunningenproces en systeem

Voor een aantal van haar klanten heeft IP-Solutions verbeterprojecten uitgevoerd in het proces voor het uitgeven van werkvergunningen. Op basis van een analyse is vastgesteld waar de knelpunten aanwezig waren op het gebied van werkprocessen, inrichting en gebruik van wekvergunningssystemen, kennis en competenties in de organisatie en contractors. De doelstellingen van de verbeterprojecten waren gericht op een beheersing van de veiligheid voor, tijdens en na de uitvoering van de technische werkzaamheden en het zo efficiënt mogelijk inrichten van de werkvergunningen uitgifte in inname.  De resultaten van de verbeterprojecten waren:

  • Beheersing van veilige werkplek en veilige uitvoering van technische werkzaamheden
  • Efficiënt ingerichte processen voor het aanvragen en beheersen van werkvergunningen
  • (Selectie en) inrichting van werkvergunningsysteem die past op de processen
  • Getrainde organisatie en contractors in het aanvragen en verwerken van vergunningen
  • Verminderen van wachttijden tijdens de uitgifte van werkvergunningen

Magazijn & voorraad optimalisatie

Voor diverse klanten heeft IP-Solutions het technisch magazijn in kaart gebracht en geoptimaliseerd. Hiervoor is vooraf een analyse uitgevoerd om het verbeterpotentieel in kaart te brengen. Tijdens de verbeterprojecten zijn de processen voor het bestellen, ontvangen en uitgeven van materialen beschreven en geïmplementeerd. De voorraad niveau zijn geanalyseerd en bestelmomenten zijn geoptimaliseerd. Tevens is gekeken naar de vormen van voorraadbewaking, waaronder het implementeren van het 2-bin system, consignment voorraad en vendor stock. Hierbij is ook de fysieke inrichting van het magazijn geoptimaliseerd.  De voorraadverbeterprojecten hebben allen geleid tot:

  • Het verlagen van het aantal keren misgrijpen door technische dienst
  • Verlagen van het aantal spoedbestellingen
  • Efficiëntere uitgifte en bewaking van de technische voorraad
  • Grotere transparantie in kosten en status van bestellingen
  • Het verlagen van de hoeveelheid in voorraad

Integratie onderhoudsafdelingen van verschillende locaties

Voor een klant met diverse locaties in een straal van 15 kilometer heeft IP-Solutions ondersteunt bij het integreren van de 3 lokale onderhoudsdiensten. Op basis van een eerder uitgevoerde onderhoudsanalyse en strategiebepaling voor onderhoud is naar voren gekomen dat een integratie zowel schaalvoordelen, kennisvoordelen als kostenvoordelen met zich mee bracht. IP-Solutions heeft samen met de klant een transitieplan gedefinieerd en uitgerold. Onderdeel van deze aanpak was het herbezien van het uitbesteding van het onderhoud en het hernieuwen van onderhoudscontracten. De resultaten van het verbeterproject zijn:

  • Grotere synergie tussen de 3 locaties
  • Ontwikkeling van maintenance engineering en onderhoudsstrategieën voor de 3 locaties
  • Efficiëntere voorbereiding en planning van de onderhoudsactiviteiten
  • Lagere kosten door schaalvoordelen
  • Professionele inrichting contractormanagement

IP-Solutions implementeert ‘Perfect Projects’ bij VTTI NL

De ambitie van Eurotank Amsterdam was om de projectmanagement afdeling te professionaliseren op basis van een uniforme projectmanagement methodiek. IP-Solutions heeft van Eurotank Amsterdam de opdracht gekregen om haar ‘Perfect Projects’ methodologie als basis te gebruiken en samen met de projectafdeling een op Eurotank Amsterdam toegesneden projectmanagement methodiek te definiëren en te implementeren.

De doelstellingen voor het verbetertraject waren om ‘in control’ te komen en te blijven in de projecten, verbetering van de organisatiestructuur, ontwikkeling van een uniforme werkmethode, competentie-ontwikkeling binnen de afdeling en de implementatie van risicomanagement. Deze doelstellingen zijn allen gehaald met de implementatie van de ‘Perfect Projects’ methodiek. In een tweede fase is de ‘Perfect Projects’ methodiek ook uitgerold op de andere locatie van VTTI in Nederland.

Projectmanagement-scan

Als gevolg van het continu uitlopen in tijd en geld van haar projecten heeft een klant IP-Solutions de opdracht gegeven voor een analyse naar de projectbeheersing. De nadruk bij de analyse lag in de wijze van projectbeheersing en het scope-management, inclusief de rol van verschillende stakeholders hierin. Door middel van een document- en data-analyse, interviews en workshops is een rapportage opgesteld met diverse geïdentificeerde knelpunten en aanbevelingen om deze op te lossen.

Concreet project-resultaat is een grotere bewustwording van de belangrijkste stakeholders van de knelpunten van de huidige aanpak en wat hierin te verbeteren. Dit uit zich in een verbeterprogramma dat gestart is waarin IP-Solutions een leidende rol heeft gekregen.

Uitrol van een onderhoudsverbeterprogramma over 5 locaties

IP-Solutions heeft leiding gegeven aan de uitrol en verankering van een Corporate Maintenance Improvement programma op 5 locaties in Nederland. Het programma is opgezet om de effectiviteit en de efficiency van de onderhoudsafdelingen te vergroten. De basis hiervoor was de wereldwijde uniformering van de onderhoudsprocessen die over alle locaties uitgerond diende te worden. Het programma bestond uit de herinrichting van de onderhoudsprocessen, training en begeleiding van de onderhoudsmedewerkers in de nieuwe werkwijze en implementatie van een nieuw onderhoudssysteem.

IP-Solutions heeft leidinggegeven aan dit programma en haar klant ondersteunt in de verankering van de nieuwe werkwijze in de organisatie, het trainen van de medewerkers en het concreet meten van de gerealiseerde verbeteringen.

Definitie structuur voor Projectbeheersing

Om meer grip te krijgen op de groeiende portfolio van projecten op één van haar oudere terminals in Nederland is door de klant aan IP-Solutions de vraag gesteld om een structuur voor Project beheersing te definiëren. Dit zou dan als basis dienen voor de beheersing en besturing van de betreffende projecten.

Startpunt voor de structuur waren de Project Management Fundamentals, waaronder de project-fasering, de project stage-gate approach en de deliverables per projectfase. Het Project-managementproces is in detail beschreven door middel van een kleine werkgroep met klantvertegenwoordigers. Een aantal basis project documenten zijn uitgewerkt ter ondersteuning van het proces en de projectmanagers tijdens de uitvoering van projecten. Door aanpak van workshops waarin de organisatie is meegenomen in de aanpak en invloed heeft gehad in de uitwerking is een grotere gedragenheid ontstaan. Hierbij alle relevante afdelingen betrokken, waaronder engineering, maintenance en de operationele afdelingen.

Concrete projectresultaten zijn:

  • Een helder Projectbeheersingsproces
  • Key projectmanagement document templates
  • Verbeterd inzicht in de minimale eisen aan projectmanagement binnen de organisatie
  • Werking van een Project Board voor de besturing van projecten